IIK e.V. – CRM-System und Dozentenplattform

Für den IIK e.V. – Institut für Interkulturelle Kommunikation e.V. wurde eine umfassende digitale Lösung entwickelt, die als zentrales CRM-System für die komplette Verwaltungsstruktur dient. Ziel war es, die internen Abläufe zu modernisieren und die Organisation von Kursen, Teilnehmern und Unterrichtsmaterialien vollständig zu digitalisieren.

Das System bildet sämtliche Prozesse von der Kursplanung über Teilnehmerverwaltung bis hin zur internen Dokumentation zentral ab. Neben der Verwaltungsplattform wurde zusätzlich eine eigenständige Dozentenplattform umgesetzt, über die Lehrkräfte Kurse einsehen, Materialien verwalten und Inhalte direkt für den Unterricht vorbereiten können.

Ein besonderes Feature ist die Integration einer KI-gestützten Funktion zur Erstellung von Arbeitsblättern. Damit können Dozenten effizient neue Unterrichtsmaterialien generieren und bestehende Inhalte automatisiert erweitern. Ergänzend wurde die Digitalisierung und strukturierte Aufbereitung vorhandener Unterrichtsmaterialien umgesetzt, wodurch eine langfristig nutzbare digitale Wissensbasis entstanden ist.

Die Herausforderung bestand darin, ein System zu entwickeln, das sowohl die administrativen Prozesse des Instituts vollständig abdeckt als auch die Arbeitsweise der Dozenten aktiv unterstützt. Unterschiedliche Rollen, Abläufe und Anforderungen mussten in einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt werden.

Zudem waren viele Inhalte und Unterrichtsmaterialien zuvor dezentral organisiert. Eine klare Struktur und eine zentrale Datenbasis waren notwendig, um Medienbrüche zu vermeiden und Verwaltungsprozesse dauerhaft zu vereinfachen.

Es wurde ein maßgeschneidertes CRM-System entwickelt, das alle zentralen Verwaltungsprozesse des IIK e.V. abbildet. Durch Rollen- und Rechteverwaltung wurde eine klare Trennung zwischen Verwaltung, Organisation und Dozenten geschaffen.

Die integrierte Dozentenplattform ermöglicht Lehrkräften einen schnellen Zugriff auf Kurse, Teilnehmerinformationen und Unterrichtsmaterialien. Zusätzlich wurde eine KI-Komponente integriert, die Dozenten bei der Erstellung und Erweiterung von Arbeitsblättern unterstützt. Die Digitalisierung bestehender Unterrichtsmaterialien wurde in eine strukturierte Bibliothek überführt und in den Workflow eingebunden.